Sich zu einer Kündigung zu entschließen, ist ein großer Schritt und gehört – genau wie das Bewerbungsgespräch auch – gut geplant. Lesen Sie hier, wie Sie Ihr Ausscheiden aus der Firma zu einer runden Sache machen.
Die Vorbereitung
Bevor Sie mit Ihrem*Ihrer Vorgesetzten darüber sprechen, sollten Sie sich über alle Rahmenbedingungen informieren, die für Ihre Kündigung gelten. In Ihrem Arbeitsvertrag finden sich dafür alle wichtigen Informationen zu Kündigungsfrist, Dauer der Kündigungszeit etc.
Außerdem können Sie eine Liste mit Punkten vorbereiten, die mit dem*der Vorgesetzten besprochen werden müssen, wie z.B. der verbleibende Urlaubsanspruch. Wenn Sie darauf vorbereitet sind, können Rahmenbedingungen wie Übergabefrist usw. bereits beim Kündigungsgespräch vereinbart werden.
Das Kündigungsschreiben
Das Schreiben wird dem*der Vorgesetzten in der Regel im Anschluss an das Gespräch ausgehändigt, daher kann es schon vorab erstellt und zum Meeting mitgebracht werden.
Wichtig: Ein E-Mail gilt nicht als offizielle Kündigung, diese muss schriftlich unter Einhaltung der Normen für einen Geschäftsbrief erfolgen und handschriftlich unterzeichnet sein. Folgende formale Kriterien gelten:
- Name und Anschrift des*der Angestellten
- Firmenname und Anschrift des Unternehmens
- Ort, Datum
- Betreff (Kündigung)
- Sehr geehrte*r Herr*Frau (Vorgesetzte*r, HR-Verantwortliche*r, …), mit diesem Schreiben kündige ich mein aktuelles Dienstverhältnis fristgerecht mit Tag. Monat. Jahr.
- Mit freundlichen Grüßen, Unterschrift
Ein Grund muss nicht angeführt werden, jedoch ist es üblich, eine für das Unternehmen positive Formulierung mit einzubinden.
Holen Sie unbedingt eine Bestätigung für die Kündigung ein, damit die notwendigen Fristen beidseitig eingehalten werden können.
Das Gespräch mit dem*der Vorgesetzten
Beginnen Sie das Gespräch mit kurzem Small Talk, bevor Sie zum Kern des Themas kommen. Ein möglicher Einstieg wäre:
„ Liebe*r Frau*Herr …, es fällt mir nicht leicht, dieses Gespräch zu führen, gerade weil ich mich in diesem Unternehmen immer sehr wohl gefühlt habe. Nach langem Überlegen habe ich mich aber dazu entschlossen zu kündigen.“
Eigentlich müssen Sie sie nicht nennen, trotzdem kann es sein, dass Ihr*e Arbeitgeber*in Sie nach den Gründen fragt, die Sie zur Kündigung bewogen haben. Expert*innen raten hier, nicht eine ganze Liste anzuführen, sondern nur einen Grund zu nennen, der für Sie ausschlaggebend war. Dieser sollte möglichst neutral formuliert sein und keine versteckten oder offenen Anschuldigungen beinhalten. Es könnte durchaus sein, dass man mit dem*der aktuellen Arbeitgeber*in zukünftig nochmal zusammenarbeiten muss und da ist böses Blut nicht erfolgsversprechend. Daher macht es Sinn, die Ausführung des Kündigungsgrunds mit positiven Aspekten aus der vergangenen Zeit abzuschließen und sich für die lernreiche Zeit zu bedanken.
Erfahrungsgemäß können Vorgesetzte mit der Begründung, dass man sich beruflich weiterentwickeln möchte, gut umgehen und nur in seltenen Fällen lässt er oder sie die Situation eskalieren. Sollte es doch passieren, so bleiben Sie ruhig und fahren Sie im sachlichen Ton fort, Ihren Grund bzw. Ihre Gründe für das Ausscheiden zu nennen.
Der richtige Zeitpunkt
Eine Kündigung sollte nie im Affekt und zwischen Tür und Angel ausgesprochen werden. Vereinbaren Sie mit Ihrer*Ihrem Vorgesetzte*n einen Termin mit der Begründung, dass Sie etwas Wichtiges mit ihm oder ihr besprechen wollen. Arbeitet man Tür an Tür ist es auch denkbar, am Morgen nachzufragen, ob er oder sie ein paar Minuten im Laufe des Tages für Sie Zeit hat.
Auch Ihre Kündigungsfrist lt. Arbeits- oder Kollektivvertrag hat Einfluss auf den Zeitpunkt. Ist eine Kündigung beispielswiese nur quartalsmäßig möglich, so sollten Sie nicht bereits Anfang Mai, sondern Mitte Juni kündigen, um das Betriebsklima nicht unnötig lange mit Ihrem Ausscheiden zu belasten.
Klärungsgespräch? Extra Termin vereinbaren
Im Rahmen des Erstgesprächs steht die Kündigung im Vordergrund. Gibt es Bedarf für ein klärendes Gespräch so ist es sinnvoll, sich einen separaten Termin dafür zu vereinbaren. Inhalt könnten hier nicht gelöste Konflikte oder das Nachverhandeln von besseren Arbeitskonditionen im Falle Ihrer Bereitschaft, im Betrieb zu bleiben, sein.
Wann sage ich es den Kolleg*innen
Der richtige Zeitpunkt für die Bekanntgabe der Kündigung sollte mit dem*der Vorgesetzten besprochen werden. Auch, ob dies persönlich oder in Form eines E-Mails passieren sollte, gehört abgeklärt. Vergessen Sie auch nicht, Ihre Geschäftskontakte rechtszeitig zu informieren und die neue Ansprechperson anzugeben.
Die Zeit des Abschieds
Mit Aussprechen der Kündigung sind Sie noch nicht aus dem Unternehmen ausgeschieden. Besonders in dieser Zeit hat Ihr*e Vorgesetzte*r Sie im Visier – schließlich wollen Sie ein ausgezeichnetes Arbeitszeugnis ausgestellt bekommen. Das Bemühen um eine reibungslose Übergabe der Aufgaben an Ihre*n Nachfolger*in ist also durchaus wichtig. Gerne können Sie sich bereits vor dem Kündigungsgespräch überlegen, welche Schritte ein ruhiges Fortfahren Ihrer Projekte möglich machen.
Die Ausstandsfeier
Man begegnet sich immer zweimal, so heißt es. Hinterlassen Sie daher auch einen guten letzten Eindruck und laden Sie Ihre Kolleg*innen und Vorgesetzten zu einer Ausstandsfeier ein. Das kann beispielswiese ein Kuchenessen mittags im Büro sein oder aber auf neutralem Boden in einem Lokal.
Autorin: Angela Messner-Lipp
Beraterin und Trainerin im Career Center der Uni Graz
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