Gerade in den Sommermonaten ist es als Absender*in einer E-Mail nicht unwahrscheinlich, eine Abwesenheitsnotiz retour zu bekommen, denn wer für eine längere Zeit beruflich nicht erreichbar ist, sollte unbedingt eine automatische Benachrichtigung aktivieren. Bei der Erstellung einer Abwesenheitsnotiz gibt es grundsätzlich keine Regeln: Sie kann sehr förmlich, persönlich oder auch lustig formuliert werden. Dies hängt u.a. von der Firmenkultur ab, denn während manche Unternehmen großen Wert auf eine sehr förmliche Formulierung legen, ist es bei anderen Unternehmen üblich, die Notiz mit persönlichen Elementen aufzulockern. Unabhängig davon muss eine Abwesenheitsnotiz informativ sein und bestimmte Mindestangaben enthalten.
1. Betreff
Bereits im Betreff sollte dem*der Empfänger*in Ihrer E-Mail klar werden, dass Sie momentan nicht erreichbar sind. Deswegen empfiehlt sich der Betreff „Abwesenheitsnotiz“ natürlich sehr. Die wichtigste Info ist somit bereits im Betreff zu lesen und der*die Leser*in weiß sofort, dass Sie gerade nicht erreichbar sind. Folgende Formulieren sind neben „Abwesenheitsnotiz“ u.a. ebenso möglich:
- „Out of office“
- „Vielen Dank für Ihre Nachricht“
- „Derzeit nicht erreichbar“
2. Anrede
Beginnen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz so, wie Sie auch eine normale E-Mail starten würden. Je nachdem, wie es in Ihrem Arbeitsumfeld üblich ist, wählen Sie auch hier einen mehr oder weniger förmlichen Stil und bedanken sich am besten auch gleich für die E-Mail.
- „Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht“
- „Hallo und lieben Dank“
- „Hallo, danke für deine Nachricht“
3. Dauer der Abwesenheit
Am wichtigsten ist natürlich die Information, bis wann Sie nicht erreichbar sind. Das bedeutet, Sie sollten an dieser Stelle sehr konkret sein und die Dauer der Abwesenheit genau kommunizieren. Die Dauer Ihrer Abwesenheit ist wichtig, damit der*die Empfänger*in entscheiden kann, ob er*sie auf Ihre Rückkehr warten möchte oder ob die Angelegenheit mit einer oder einem andere*n Kolleg*in besprochen werden muss. Den Grund für Ihre Abwesenheit müssen Sie nicht angeben, es sei denn Sie möchten das unbedingt. Beispiele für Formulierungen:
- „Zwischen TT.MM und TT.MM bin ich nicht erreichbar.“
- „Derzeit kann ich Ihre E-Mail nicht beantworten, ich bin ab dem TT.MM wieder für Sie da.“
- „Im Zeitraum vom TT.MM bis zum TT.MM habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails.“
4. Weiterleitung und Vertretung
Für den*die Empfänger*in ist es natürlich auch wichtig zu wissen, ob die gesendete E-Mail automatisch an Ihre Vertretung weitergeleitet wird bzw. ob es eine Vertretung gibt und wer diese ist.
- „Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Bitte melden Sie sich in dringenden Fällen an meine Kollegin Frau Musterfrau unter xx(at)yyy.at“
- „Ihre E-Mail wird automatisch an meinen Kollegen Herrn Mustermann weitergeleitet“
- „Während meiner Abwesenheit vertritt mich meine Kollegin Frau Musterfrau. Sie erreichen Sie unter: XXYY.“
5. Abschluss
Wie bei jeder anderen E-Mail darf auch bei Ihrer Abwesenheitsnotiz die Grußformel nicht fehlen. Da diese nicht individualisiert werden kann, achten Sie darauf, eine neutrale Formulierung zu verwenden.
- „Mit besten Grüßen
Max Mustermann“ - „Herzliche Grüße
Maria Musterfrau“
No-Gos bei der Abwesenheitsnotiz
Details
Verzichten Sie bei Ihrer Abwesenheitsnotiz auf zu detaillierte Informationen. Wenn Sie beispielweise im Urlaub sind, erwähnen Sie bitte nicht, wo Sie Ihren Urlaub verbringen. Aber auch zu wenige Informationen sind ein absolutes No-Go. Es reicht also nicht zu erwähnen, dass Sie sich gerade im Urlaub befinden und dass Sie die E-Mail nach Ihrer Rückkehr beantworten werden. Ohne den genauen Zeitraum Ihrer Abwesenheit ist die Abwesenheitsnotiz praktisch umsonst.
Schadenfreude oder schlechtes Gewissen
Verzichten Sie unbedingt auf Formulierungen wie diese: „Endlich Urlaub“ oder „den Urlaub habe ich mir verdient“. Gleichzeitig sollen Sie aber auch kein schlechtes Gewissen zum Ausdruck bringen und auch auf solche Formulierungen verzichten: „Ich bin bis TT.MM leider nicht erreichbar. Bitte entschuldigen Sie die Verzögerung!“ oder „Leider bin ich bis zum TT.MM nicht im Büro. In dringenden Fällen können Sie mich unter meiner Handynummer XXX erreichen.“
Zahlendreher oder Tippfehler
Es passiert häufiger als gedacht: Zahlendreher im Datum. Leider ist auch das ein absolutes No-Go, denn durch einen Zahlendreher wird meist die gesamte Information der Abwesenheitsnotiz unbrauchbar. Dasselbe gilt allerdings bei Tippfehler in den Kontaktdaten Ihrer Vertretung.
Autorin: Sandra Weidinger
Beraterin und Trainerin im Career Center der Uni Graz
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