Der Gruß / die Begrüßung
Starten wir mit der häufigsten Situation im Joballtag: der Begrüßung.
Betritt man einen Raum, in dem sich mehrere Personen aufhalten, grüßt immer der- oder diejenige zuerst, der*die eintritt – sei es ein Konferenzzimmer, der Fahrstuhl oder ein Warteraum. Bei geschäftlichen Treffen ist es außerdem üblich, dass alle Personen aufstehen, um den Neuankömmling zu begrüßen.
Beim Treffen mit Vorgesetzten ist wichtig zu wissen, dass die ranghöhere Person zuerst die Hand zur Begrüßung ausstreckt (sofern dies aufgrund der aktuellen Lage wieder möglich ist), der Blickkontakt darf dabei keinesfalls vergessen werden!
Ein Ausnahmefall ist, wenn Sie – als Mitarbeiter*in – Gastgeber*in des Treffens sind. In diesem Fall entscheiden Sie über den Handschlag. Begrüßen Sie den*die ranghöhere*n Vorgesetzte*n zuerst und dann in absteigender Reihenfolge. Ist keine Rangfolge erkennbar, so starten Sie von rechts nach links.
Wichtig! Der Begrüßungswortlaut sollte gleich erwidert werden. Auf ein „Guten Tag“ darf also kein „Hallo“ entgegnet werden.
Wussten Sie, dass ein Handschlag die Gehirnaktivität fördert und die Verhandlungen fairer macht? Gute Gründe, um auch zukünftig nicht ganz auf dieses Ritual zu verzichten.
Wer stellt wen vor?
Auch für das Bekanntmachen gibt es eine klare Empfehlung. Im Allgemeinen gilt:
- ER wird IHR bekanntgemacht
- Die Jüngeren den Älteren
- Der*die Einzelne der Gruppe
- Im Job: Der*die Rangniedere der*dem Ranghöheren – Titel nicht vergessen!
Wenn Sie sich selbst Ihrem gegenüber vorstellen, so nennen Sie Ihren Namen (ohne Titel) und – im beruflichen Kontext – Ihre*n Arbeitgeber*in und die Position, die Sie innehaben.
Im internationalen Geschäftsraum ist es üblich, dem Gegenüber gleich nach der Begrüßung eine Visitenkarte von sich zu überreichen, auf der auch die persönlichen Firmenkontaktdaten zu finden sind. Der Gast übergibt Ihnen seine Karte zuerst und Ihre Aufgabe ist es, dieser auch ein paar Augenblicke Aufmerksamkeit zu schenken. Es gibt kein größeres Fettnäpfchen, als wenn Sie die Karte, ohne einen Blick darauf zu werfen, in Ihre Hostentasche stecken.
Nachbereitung: Notieren Sie auf der Rückseite der Karte ein paar Details zu der Person, von der Sie stammt, damit Sie sich auch in ein paar Tagen noch daran erinnern, von wem Sie diese erhalten haben.
Nebeneinander gehen
Wenn Sie neben Ihrem*ihrer Vorgesetzten gehen, so gilt: Die ranghöhere Person geht immer rechts. Einzige Ausnahme ist der Gehsteig, denn aus früheren Zeiten ist es üblich, dass die höhergestellte Person (der König) auf der geschützten Seite, also der „sicheren“ Innenseite, geht.
Wer hat den Vortritt?
Grundsätzlich hält der*die Mitarbeiter*in dem oder der Vorgesetzen die Tür auf und diese*r geht als erstes ins Zimmer. Öffnet die Türe allerdings nach innen, geht der*die Mitarbeiter*in zuerst durch die Tür, hält diese auf und lässt den*die Vorgesetzte*n an sich vorbei ins Zimmer durch.
Und beim Aufzug? Auch hier hat der*die Chef*in den Vortritt. Hinaus geht zuerst, wer näher an der Türe steht.
Bitte nehmen Sie Platz
Ist Ihr*e Vorgesetzte*r im Raum, setzen Sie sich erst nach ihm oder ihr auf den Ihnen zugewiesenen Platz. Blickkontakt, ein freundlicher Gesichtsausdruck mit einem Lächeln auf den Lippen und ein aktives Zuhören lockern die Gesprächsatmosphäre auf. Wichtig: Ihnen stehen während des Gesprächs 30 % der Tischfläche vor sich zu. Legen Sie mitgebrachte Unterlagen und auch Ihre Hände gerne vor sich auf die Ablagefläche.
Essen mit Vorgesetzten
Es kommt auch vor, dass Sie sich mit Ihrem*Ihrer Chef*in zum Mittagessen oder in einem Café verabreden. Wird dieser Termin von dem*der Vorgesetzten ausgesprochen, kann man von einer Einladung ausgehen. Aber was sollte und darf ich hier konsumieren, ohne über das Ziel hinaus zu schießen? Warten Sie, bis Ihr Gegenüber bestellt hat, so haben Sie schon eine Vorstellung von der Preisspanne, die in Ordnung ist. Auch seine*ihre Empfehlung ist richtungsweisend:
„Ich werde einen Espresso und ein Stück der Tarte nehmen. Kann ich Sie auch für ein Stück Kuchen begeistern?“
Das Telefon hat Nachrang!
Es versteht sich von selbst, dass das Telefon am Besprechungstisch an sich nichts verloren hat. Wenn Sie aber einen wichtigen Anruf erwarten, informieren Sie Ihr Gegenüber bereits vorab darüber und entfernen Sie sich nach einer Entschuldigung für das Annehmen des Gesprächs vom Tisch, um kurz (max. 1 Minute) zu telefonieren. Abgehoben wird immer mit dem eigenen Namen und, wenn es sich um das Firmentelefon handelt, dem Firmennamen. Und falls Sie den Lautsprecher einschalten, um andere Personen mit einzubeziehen, müssen Sie den*die Anrufer*in darüber informieren.
Aber was tun, wenn Ihr Gegenüber ständig auf sein Telefon schaut? Eine elegante Lösung wäre hier höflich nachzufragen, ob das Gespräch zeitlich ungünstig ist und ob Sie einen neuen gemeinsamen Termin vereinbaren sollten.
Das „DU“ anbieten
Im beruflichen Kontext ist hier die Regel ganz einfach: Der*die Ranghöhere bietet das „Du“ an. Handelt es sich um zwei gleichrangige Personen, zählen die Dienstjahre.
Ein „Du“ gilt, ist es erst einmal ausgesprochen, lebenslänglich. Zwar kann die persönliche Anrede offiziell innerhalb von 24 Stunden zurückgenommen werden, aber ob das für die zukünftige Zusammenarbeit so ideal ist, wagt man zu bezweifeln. Ausnahme: Nach Betriebsfeiern ist es auch denkbar, dass das „Du“ nur für einen Abend gilt.
Und worauf kommt es bei einem gesellschaftlichen Treffen außerdem noch an? Das können Sie in unserem Artikel zum Thema „Small Talk“ nachlesen!
Autorin: Angela Messner-Lipp
Beraterin und Trainerin im Career Center der Uni Graz
Das könnte Sie auch interessieren:
- Elevator Pitch – 30 Sekunden für Ihre berufliche Zukunft
- Unsere Top 5 - Bewerbungsgespräche, die wirklich so passiert sind!
