Die klassischen Tipps, um aus der eigenen Leistung das Maximum heraus holen zu können, sind vermutlich jedem bekannt. Dazu zählen ausreichend Schlaf (aber auch nicht zu viel!), regelmäßiges Essen und Trinken sowie das Pause machen. Wichtig ist bei letzterem, dass man sich auch bewusst vom Arbeitsplatz entfernt und z.B. 2-3 Minuten am Fenster tief durchatmet, gegebenenfalls kann man auch eine Kleinigkeit essen, um das Energielevel wieder hochzufahren.
Vielleicht ist aber bei der folgenden Auswahl die ein oder andere Idee dabei, die Ihre Produktivität besonders fördern kann:
Gute Laune am Morgen
Wer positiv denkt ist produktiver, sagt Shawn Achor, Glücksforscher und Autor in seinem TED Talk. Es ist durchaus sinnvoll, dass man sich am Morgen erst mal in eine positive Grundstimmung bringt, um dann mit guter Laune die eigene Leistungsfähigkeit zu steigern. Hilfreich ist dabei, die erste Stunde des Tages ganz offline zu verbringen – ohne Mails und Social Media – und sich zu überlegen:
Auf welche drei Dinge freue ich mich heute? Und wofür bin ich außerdem heute dankbar?
Arbeitsplatz
Unser Arbeitsplatz kann uns mitunter schon morgens die gute Laune wieder madig machen – aber nicht mit Ihnen! Versuchen Sie, den Arbeitsplatz immer aufgeräumt zu halten, das steigert die Konzentration. Wer außerdem experimentierfreudig ist, kann nicht nur in den regelmäßigen Pausen aufstehen, sondern auch einmal das Arbeiten im Stehen ausprobieren. Dadurch bleiben wir mehr in Bewegung und eigens dafür entwickelte Schreibtische und Laptop-Halterungen erleichtern die ungewohnte Haltung.
Und Spezial-Tipp: Nehmen Sie sich auch während Ihrer Aufgaben die Zeit, das Telefon auszuschalten und keine Mails zu beantworten. Durch die volle Konzentration auf eine Sache sind Sie wesentlich produktiver und schneller fertig.
Übrigens: Ein Zitat, Spruch oder Bild, das Ihre Produktivität anregt, kann gerne am Schreibtisch platziert werden!
Wenn genügend Zeit wäre, dann …
Es macht beispielsweise Sinn, der täglichen To Do Liste auch die entsprechende Zeit, die jede einzelne Aufgabe in Anspruch nimmt, hinzuzufügen und sie im Kalender so einzutragen. Damit räumen Sie Ihrer Tätigkeit einen realistischen Fokus ein.
Um die Zeit nicht mit Kleinigkeiten zu verzetteln, sollten außerdem morgens die Top 3 Prioritäten festgelegt werden, die man an diesem Tag erledigen will. Mit der Frage „Was auf meiner To do Liste würde, wenn es erledigt ist, alle anderen Aufgaben leichter oder sogar überflüssig machen?“ kann eine gute Auswahl getroffen werden.
Und ein Tipp für die Perfektionist*innen unter uns: nach dem italienische Ökonom Vilfredo Pareto erreichen wir 80% der Ergebnisse in 20% des Gesamtaufwandes. Umgekehrt bedeutet das, dass man 80% der Zeit für nur 20% des Ergebnisses aufwendet. Folgendes kann also bei der Tagesplanung helfen: Was sind die 20%, die ich von meiner Prioritätenliste als erste bearbeite, damit meine Liste zu 80% erledigt ist?
Skalieren hilft!
Oft hindert uns eine zu groß wirkende Aufgabe daran, überhaupt erst damit anzufangen. Wer die große Aufgabe in mehrere kleine Aufgaben unterteilt, kann sich zuerst mal einen kleinen Schritt aussuchen, den er*sie sofort erledigt. Und danach den nächsten Schritt setzen, wenn es sich angenehm anfühlt.
Dasselbe gilt für zu wenig reizvolle Ziele: Was würde die Aufgabe interessanter machen? Wie könnte sie mich mehr fordern? Und ist sie Teil eines größeren Kontextes?
Klug formuliert!
„Ich muss den Bericht fertig schreiben“ klingt nicht danach, als hätte man überschäumende Freude dabei. Oft kann hier eine bewusste Wortwahl helfen: „Das mache ich fertig und anschließend …“ lässt schon auf ein darauffolgendes positives Ziel fokussieren.
Gedanken loslassen
Wer den Kopf voller Gedanken hat, ist von der eigentlichen Aufgabe abgelenkt. Tipp: Nehmen Sie sich 5 Minuten Zeit und schreiben Sie alles auf, was Ihnen derzeit durch den Kopf geht, bis die Zeit um ist. Anschließend werden alle Punkte, die Sie derzeit noch nicht bearbeiten können, gestrichen. Gehen Sie gleich vor mit Antworten, die Sie selbst nicht beeinflussen können. Alle übrigen Ergebnisse kommen auf eine neue Liste und der Kopf ist erst mal frei für die anstehende Denkaufgabe!
Autorin: Angela Messner-Lipp
Beraterin und Trainerin im Career Center der Uni Graz
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