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Business E-Mails

Dienstag, 26.01.2021, #job

So verfassen Sie diese richtig!

Haben Sie sich schon einmal über den Ton eines E-Mails gewundert oder gar geärgert? Ein E-Mail löst mehr Emotionen aus, als es enthält. Wie Sie eine Nachricht ohne Einschlafgarantie verfassen, zeigen wir Ihnen!
 

Empfänger*in / CC / BCC

Ihre Nachricht sollten mehrere Personen empfangen? Wenn Sie alle als hauptverantwortlich sehen, können Sie sämtliche Adressen als Empfänger*in einsetzen. Möchten Sie jedoch weitere Personen nur informieren, so wird nur jene Person, die Sie zum Handeln und Antworten auffordern, in die Empfängerzeile gesetzt, alle übrigen Adressen sind im CC gut aufgehoben. Das BCC macht dann Sinn, wenn Sie die Nachricht an eine Reihe von externen Personen richten und der Datenschutz gewahrt werden sollte. Oft gibt es hier nämlich verärgerte Empfänger*innen, die ihre Mailadresse nicht in einem Rundmail veröffentlicht sehen wollen. Setzen Sie sich selbst als Hauptempfänger*in ein und nützen Sie das BCC für die übrigen Adressat*innen.
 

Betreff

Der Betreff sollte kurzgehalten sein und eine Handlungsaufforderung enthalten. Im Wesentlichen ist hier schon erkennbar, worum es in dem E-Mail geht. Nicht gerne gesehen ist eine schwammige Überschrift wie beispielsweise „wichtig!“. Und sogar als unhöflich gilt es, wenn ein ganzer Satz oder der gesamte Inhalt des Mails im Betreff eingefügt ist und im Textfeld selbst nur noch die Signatur steht.
 

Die persönliche Anrede

Gibt es mehrere Empfänger*innen, startet spätestens hier der Hürdenlauf. Alle Personen, die Sie als Empfänger*in eingesetzt haben, müssen mit einer persönlichen Anrede angesprochen werden. Die ranghöchste Person wird zuerst genannt. Ist keine Rangfolge ersichtlich, wir alphabetisch sortiert.

Achtung beim Anführen von Titeln: Nachgestellte Titel wie Bachelor und Master werden in der persönlichen Anrede nicht genannt, sehr wohl sollten Mag. und Dr. VOR dem Namen stehen. Gibt es Funktionsbezeichnungen (Generaldirektor, Vizerektor, Hofrat, …) müssen diese ebenfalls vor dem/den Titel/n und dem Namen angeführt werden.
 

Halten Sie sich kurz!

Ein E-Mail sollte maximal 3 Absätze enthalten. Lässt sich Ihr Text nicht auf diesen Rahmen kürzen, so kann es helfen, die Ausführungen in einem eigenen Dokument anzufügen – es reicht also eine kurze Einleitung im E-Mail-Textfeld mit Hinweis auf den Anhang.

Die Sätze im Mail sind kurz zu halten und in klarer Ausdruckweise zu formulieren. Als Faustregel gilt hier: Der Text sollte von einem Kind der dritten Schulstufe problemlos gelesen werden können. Oft belächelt, aber sehr wirkungsvoll sind kurze Höflichkeitsfloskeln, wie z.B. „herzlichen Dank für unser Telefonat gestern“ oder „Ich freue mich auf Ihre Antwort“.

Wenn es sich nicht um direkte Kolleg*innen oder eine*n gute*n Bekannte*n handelt, sind auch Abkürzungen tabu. Ein MFG oder LG zum Abschluss kann hier leicht zur Verstimmung des*der Lesers*Leserin führen, da offensichtlich die Wertschätzung fehlt.

Um den Lesefluss nicht zu stören ist es klug, Weblinks erst gesammelt am Ende des E-Mails einzufügen. Anhänge sollten außerdem maximal eine Größe von 5 MB aufweisen.
 

Good to know!

Auf Emoticons wird im geschäftlichen E-Mail-Verkehr gänzlich verzichtet. Ebenso sparsam ist mit Kritik umzugehen. Ein „Sie haben mir nicht geantwortet“ lässt sich in abgeschwächter Form wie etwa „da ich leider keine Antwort erhalten habe“ von dem*der Leser*in leichter verdauen. Auch Worte, die gänzlich in Großbuchstaben geschrieben sind oder mit mehreren Ausrufungszeichen versehen werden, mögen etwas zu harsch wirken.
 

Der krönende Abschluss

Der Abschlusssatz enthält im Idealfall eine Aufforderung, auf Ihre Nachricht zu reagieren, wie etwa „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören“ oder „Was meinen Sie?“.

Vor dem Abschluss Ihres Mails mit der persönlichen Signatur (die Ihre Kontaktdaten enthält) sollten Sie noch einen letzten positiven Eindruck mit der Grußformel hinterlassen. Hier ein paar Beispiele:

  • Viele Grüße – immerhin besser als nur „mit Grüßen“, was eher auf eine Verstimmung hindeutet
  • Freundliche Grüße – kurz, prägnant und etwas moderner als die klassische Formel
  • Sonnige Grüße – wenn es die Wetterlage zulässt
  • Mit besten Grüßen – immer noch recht förmlich, aber zumindest mal anders
  • Beste Grüße – die saloppere Variante, für besser Bekannte
  • Herzliche Grüße – wenn es etwas persönlicher sein kann
  • Liebe Grüße – bei guten Bekannten oder Kolleg*innen

Oder etwas origineller:

  • Freundliche Grüße nach… (Ort des*der Empfängers*Empfängerin)
  • Stellvertretend für das gesamte Team grüßt Sie
  • Eine erfolgreiche Restwoche wünscht
  • Einen guten Start in die Woche/ins Wochenende wünscht
  • Noch eine tolle Woche!
  • Mit sportlichen Grüßen (vom Fitnesscenter)
  • Mit erwartungsvollen Grüßen
    (bei einem baldigen Treffen)


Fazit: Beim E-Mail liegt in der Kürze die Würze. Und drücken Sie auch selbst beim Lesen einmal ein Auge zu, falls der Text des*der Absenders*Absenderin etwas zu pampig klingt – meistens ist es nur halb so schlimm, wie von dem*der Leser*in angenommen.

 

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