Die kurzfristige Absage eines Job-Interviews ist eine heikle Sache und die Worte sollten daher sorgfältig gewählt werden. Schließlich entsteht schnell der Eindruck, dass einem die Stelle nicht wichtig genug ist. Eine schlüssige Terminabsage, die emotional nachvollziehbar ist, ist hier wesentlich.
Telefon oder E-Mail?
Eine telefonische Absage ist vor allem die erste Wahl, wenn diese sehr kurzfristig passiert. Außerdem hat dieses Medium den Vorteil, dass der*die Person sicher über die Absage bzw. Verschiebung informiert ist. Auch kann mittels der Stimme die Begründung emotional glaubhafter untermauert und nachvollzogen werden als schriftlich per Mail oder SMS: Dabei liest der*die Empfänger*in den Text mit dem Tonfall und kann den Inhalt schnell missinterpretieren, wenn sein*ihr Ausdrucksstil anders ist als der eigene.
Ist die Kommunikation per E-Mail der gängige Weg, über den Sie sich mit der anderen Person bisher ausgetauscht haben, ist auch das Absagen des Termins so in Ordnung. Wie oben bereits gesagt, kann ein Text schneller missinterpretiert werden als ein Telefonanruf, die Formulierung und das Bedauern sollten hier also klar herausgestrichen werden, um nicht unhöflich zu wirken. Und: Zu kurzfristig sollte die Absage per E-Mai nicht passieren, gehen Sie sicher, dass das Mail definitiv noch empfangen und gelesen werden kann.
Ich muss verschieben: Wer initiiert einen neuen Termin?
Die Bitte um einen neuen Termin sollte gleich von Ihnen kommen, ebenso können Sie gerne Tage nennen, an denen es für Sie passt, sollten Sie zeitlich weniger flexibel sein oder die weitere Terminkoordination schwierig sein. Konkrete zeitliche Vorschläge liefert im Falle eines Bewerbungsgesprächs jedoch die andere Partei.
Die Absage sollte auf jeden Fall – egal ob telefonisch oder schriftlich – begründet werden. Fehlt die Information dazu, können auf der anderen Seite wilde Spekulationen entstehen die schlimmer sind, als der tatsächliche Grund. Und: Eine ehrliche Basis ist wesentlich für eine zukünftige geschäftliche Beziehung, daher ist hier Ehrlichkeit ein unbedingtes Muss.
Ein Job-Interview gänzlich absagen
Dabei ist es ebenso wichtig, den guten Ton zu wahren, denn auch bei einer Absage ist eine Zusammenarbeit in der Branche oder eine neuerliche Bewerbung Ihrerseits möglich. Drücken Sie Ihr Bedauern über die Absage aus und seien Sie ehrlich. Auch Gründe für die Absage können gerne genannt werden. Sie als Bewerber*in möchten im Falle einer Absage ja auch wissen, weshalb die Bewerbung nicht geklappt hat.
Die Formulierung: so kommt es an
Der Ton sollte weder zu distanziert, noch zu gefühlsduselig gewählt werden, ebenso ist eine lässige Sprache nicht unbedingt ratsam, auch wenn sich das Unternehmen entsprechend nach außen hin präsentiert. Definitiv verzichten sollten Sie auf mehr als ein Satzzeichen am Ende des Satze (!!!) oder Emoticons.
Folgende Reihenfolge ist denkbar:
- Grund des Schreibens zuallererst anführen
- Nennen Sie den (ehrlichen) Grund für die Absage
- Persönliche, seriöse Formulierung
- Klare Sprache und kurze Sätze – verzichten Sie auf unnötige Füllwörter
- Bei Verhinderung/Verschiebung.: Bitte um einen neuen Termin als positiver Ausblick
- Bei Absage: positiver Ausblick auf zukünftiges Aufeinandertreffen.
Beispiel für eine kurzfristige Absage aufgrund von Krankheit:
Sehr geehrte/r Herr/Frau,
leider muss ich unseren Termin am TT.MM.JJJJ absagen, da ich kurzfristig erkrankt bin. Wäre es möglich, den Termin zu verschieben? Ein Treffen wäre für mich beispielsweise nächste Woche am Montag, Mittwoch und Donnerstag möglich.
Mit freundlichen Grüßen,
xxx
Ein Beispiel für eine Verschiebung aufgrund von Terminkollision:
Sehr geehrte/r Herr/Frau,
vielen Dank für Ihre Einladung zum Interview!
Leider bin ich zu dem von Ihnen vorgeschlagenen Termin aufgrund einer Auslandsreise verhindert, ich würde mich jedoch sehr darüber freuen, Sie ab dem TT.MM. bei einem persönlichen Gespräch kennen zu lernen. Wäre dies auch von Ihrer Seite aus möglich?
Mit freundlichen Grüßen,
xxx
Formulierungen wie „Danke für Ihr Verständnis“ oder „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung“ sollten ausgespart werden. Sie können leicht zu drängelnd wirken, da die Reaktion des*der anderen „vorgegeben“ wird.
Meine eigene Reaktion
Wenn Ihnen ein Termin abgesagt wird, z.B. ein Bewerbungsgespräch, weil die Stelle schon besetzt wurde, dann sollten Sie ebenso eine höfliche Antwort parat haben. Drücken Sie Ihr Bedauern aus, dass es diesmal leider nicht geklappt hat, und stellen Sie gerne klar, dass Sie sich über das Evidenz-Halten Ihrer Bewerbung freuen würden. Auch nach den Gründen können Sie gerne fragen.
Autorin: Angela Messner-Lipp
Beraterin und Trainerin im Career Center der Uni Graz
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