Egal ob für die Uni oder im Job, überall muss man sich die eigene Zeit gut einteilen, um alle Aufgaben fristgerecht erledigt zu haben. Doch wie klappt das, wenn man keine Prioritäten setzen kann oder nicht weiß, wie man Zeit einteilen kann? Wir zeigen Ihnen einige Tipps und Tricks, wie es in Zukunft mit dem Zeitmanagement klappt!
1. Notieren Sie die Dinge, die Sie zu tun haben: Schreiben Sie sich auf, was Sie alles zu tun haben. Das können Sie auf einem Blatt Papier, am Handy oder in der Notizfunktion ihres Emailprogrammes machen. So haben Sie alle Dinge übersichtlich erfasst und brauchen sich nicht sorgen, dass Sie etwas vergessen.
2. Formulieren Sie Ziele zu Ihren Aufgaben: Wann eine Aufgabe erledigt ist, ist nicht immer so klar. Formulieren Sie daher zu Ihren Aufgaben auch immer jeweils ein Ziel, damit Sie wissen, wann Sie das Ziel erreicht und die Aufgabe damit erledigt haben.
3. Setzen Sie Prioritäten: Aufgaben kann man ganz einfach anhand zwei Faktoren zu verschiedenen Prioritätsstufen zuordnen.
Überlegen Sie daher – was ist wichtig und dringend? Diese Aufgaben erhalten oberste Priorität.
Was ist dringend, aber nicht wichtig? Diese Aufgaben sollten auch rasch erledigt werden, allerdings können sie hinten angereiht oder sogar delegiert werden.
Was ist wichtig, aber nicht dringend? Diese Aufgaben erhalten die dritte Prioritätsstufe. Hier müssen die Dinge zwar nicht so schnell erledigt werden, aufgrund ihrer Wichtigkeit sollten Sie aber dafür dennoch genug Zeit einplanen.
Was ist nicht wichtig und nicht dringend? Diese Aufgaben sind letztgereiht und können Sie machen, wenn Sie Zeit haben oder Sie können diese sogar aus Ihrer Liste völlig herauslöschen.
4. Setzen Sie Fristen: Nachdem Sie also nun Ihre Aufgaben priorisiert haben, machen Sie eine Einschätzung, wie lange Sie brauchen werden, um die Aufgaben zu erledigen. Diese Dauer hängt davon ab, wie umfangreich oder komplex die Aufgabe ist, als auch wie viele andere Dinge Sie zu dieser Zeit machen müssen. Rechnen Sie sich des Weiteren auch immer eine Pufferzeit ein, um bei unvorhersehbaren Vorfällen dennoch alles rechtzeitig schaffen zu können. Rechnen Sie also vom Abgabezeitpunkt die entsprechende Zeit nach vorne und setzten sich dort einen Beginnzeitpunkt für die Aufgabe und einen Endzeitpunkt für die Erledigung.
Wenn Sie diese Tipps für Ihre Tätigkeiten auf der Uni oder im Job berücksichtigen, sollte es Ihnen viel leichter fallen, dass Ihnen Ihr Zeitmanagement gelingt.
Hier noch ein paar Praxistipps für die Umsetzung Ihres Zeitmanagements:
- Manche Planungen kann man weit im Voraus vornehmen, doch zumeist kommen jeden Tag neue Kleinigkeiten dazu. Am Anfang jedes Arbeits- oder Lerntages ist es daher sinnvoll, neu hinzugekommene Aufgaben zu strukturieren und zu priorisieren.
- Auch ist es ratsam, dass wichtige und dringende Aufgaben gleich am Anfang des Lern- oder Arbeitstages erledigt werden, da hier die Konzentration noch höher ist und Sie dann schon vieles erledigt haben, was Ihnen für den restlichen Tag ein gutes Gefühl gibt.
- Sie haben so große und komplexe Aufgaben vor sich, dass Sie gar nicht mehr wissen, wo Sie anfangen sollen? Dann teilen Sie sich Ihre Aufgaben in kleine Zwischenschritte ein, die Sie wiederum entsprechend Ihrer Prioritäten mit Fristen versehen. So werden unüberschaubare Aufgaben zu kleinen und übersichtlichen Aufgabenpaketen.
- Wann sind Sie leistungsbereit und wann haben Sie ein Leistungstief? Sofern Sie beobachtet haben, dass Sie über den Tag zu gewissen Zeiten Hochphasen und Tiefphasen haben, sollten Sie komplexe und wichtige Aufgaben in Ihre Hochphasen legen und in den Tiefphasen nur routinemäßige Aufgaben erledigen, wie etwa Mails checken, Dinge sortieren et cetera.
- Auch die Zusammenfassung von ähnlichen Aufgaben kann sinnvoll sein und Zeit sparen. Erledigen Sie etwa alle Ihre Mails hintereinander oder tun Sie gleich alle Dinge, die Sie außerhalb des Büros oder Ihrer Wohnung erledigen müssen, anstatt zwei oder dreimal rauszugehen.
- Planen Sie Ruhepausen ein! Wer sich seine Zeit in der Arbeit oder beim Lernen ganz frei einteilen kann, fährt gut damit, sich den Tag in verschiedene Blöcke zu unterteilen, an denen bestimmte, zuvor festgelegte Aufgaben erledigt werden. Auch hier sind Pausen ein eigener Block, in denen Sie bewusst abschalten und an nichts denken sollten. Machen Sie hier Dinge, die Ihnen gut tun, wie etwa das Treffen von Freund*innen, spazieren gehen, etwas essen et cetera.
Autorin: Gudrun Graschi
Beraterin und Trainerin im Career Center der Uni Graz
Das könnte Sie auch interessieren:
